1. Controle

"De aangifte wordt gecontroleerd door VEWA en door de door haar aangestelde commissaris. De rechthebbenden die een aangifte bij VEWA indienen, verklaren zich bereid te allen tijde een volledige en gedetailleerde bibliografie op eenvoudige aanvraag van VEWA of van de commissaris in te dienen. In geval van fraude stelt de auteur zich bloot aan vervolging wegens valsheid in geschrifte. De Raad van Bestuur kan, na onderzoek ter zake en met in achtname van alle vereisten voor een eerlijk en billijk proces, de onverschuldigde betalingen terugvorderen met inbegrip van de wettelijke interest, een blaam uitspreken of de rechthebbende als lid schorsen of schrappen."

Elk boekjaar wordt er zowel doelgericht als steekproefsgewijze controle uitgevoerd op de aangiften van de auteurs door de commissaris van de vennootschap. De uitbetaling van deze aangiften wordt opgeschort totdat de controle is afgerond.

De commissaris zal desgevallend een e-mail of brief richten aan de geselecteerde auteurs met de vraag tot verstrekken van bijkomende informatie en bewijsstukken binnen een bepaalde periode. De aangeschreven auteurs zijn verplicht alle aan hen gevraagde informatie en bewijsstukken te bezorgen binnen de gevraagde periode.

Indien het gevraagde bewijsmateriaal niet tegen de opgelegde datum wordt bezorgd, wordt de aangifte van het desbetreffende jaar geannuleerd.

Indien blijkt uit de controle dat er een niet intentionele foutieve verklaring gebeurde zal dit leiden tot de eenvoudige verbetering van de aangegeven bedragen, zonder enige ander gevolg.

De controle wordt afgerond ten vroegste einde mei van het jaar na de aangifte.

2. Frauduleuze aangifte

De verdeelreglementen bepalen:

"In geval van fraude stelt de auteur zich bloot aan vervolging wegens valsheid in geschrifte. De Raad van Bestuur kan, na onderzoek ter zake en met in achtname van alle vereisten voor een eerlijk en billijk proces, de onverschuldigde betalingen terugvorderen met inbegrip van de wettelijke interest, een blaam uitspreken of de rechthebbende als lid schorsen of schrappen."

Bij eerste inbreuk worden de ten onrechte ontvangen bedragen terugbetaald, te verhogen desgevallend met de kosten veroorzaakt door de procedure (onder meer deze van de bedrijfsrevisor).

Bij herhaalde inbreuk kan de raad van bestuur een blaam uitspreken of de aangever als lid schorsen of schrappen. Deze sanctie sluit een vordering in rechte niet uit.

3. Klachten

De verdeelreglementen bepalen:

"Geschillen worden schriftelijk meegedeeld aan de voorzitter van de raad van bestuur die na een bemiddelingspoging een beslissing neemt. Hij respecteert hierbij de termijnen uit art. XI.273/1, §3 van het Wetboek van economisch recht.

Beroep kan bij de raad van bestuur worden aangetekend binnen 30 dagen te rekenen vanaf de beslissing van de voorzitter. De voorzitter brengt verslag uit. Hij neemt geen deel aan de stemming."