Art. 1 - Volgende werken gepubliceerd op papier of op een soortgelijke drager of op een elektronische/digitale drager door een natuurlijk persoon komen in aanmerking voor de vergoeding thuiskopie: educatieve en wetenschappelijke boeken, cursussen, losbladige werken, tijdschriftartikels, met inbegrip van literaire werken, brochures, catalogi, agenda's, kalenders, hotel-, restaurant- en reisgidsen, journalistieke teksten, praktijkgerichte teksten zoals kookboeken, knutselboeken, sportmagazines, technische tekeningen, stripverhalen, foto's, plannen, kaarten, infographics, kunstboeken, uittreksels uit muziekpartituren en alle andere werken van auteurs, die kunnen worden gekopieerd alsook geluids- of audiovisuele werken zoals lezingen, luisterspelen, documentaires, films.

Art. 2 - Rechthebbenden geven hun werken aan ten laatste op 31 december van het jaar na het jaar van publicatie. Deze termijn is een vervaltermijn.

Niet tijdig aangegeven werken worden forfaitair vergoed zoals bepaald in art. 11.

Art. 3 - Werken worden aangegeven ongeacht de taal en de plaats van publicatie.

Art. 4 - Werken moeten voldoen aan het oorspronkelijkheidscriterium zoals bepaald in de auteurswetgeving en uitgelegd door het Hof van Justitie van de Europese Unie. Slechts geoorloofde bronnen komen in aanmerking.

Art. 5 - Werken worden aangegeven in de categorieën werken op papier of op een soortgelijke drager, werken op elektronische/digitale drager en geluids- of audiovisuele werken.

Eenzelfde werk op verschillende dragers kan in elke categorie worden aangegeven.

Art. 6 - De aangifte gebeurt uitsluitend door middel van een door de raad van bestuur goedgekeurd aangifteformulier dat jaarlijks per e-mail aan de rechthebbenden wordt toegezonden en aan VEWA elektronisch wordt teruggezonden. Enkel rechthebbenden die niet over een e-mailadres beschikken, kunnen een papieren aangifteformulier aanvragen op het secretariaat van VEWA, en dit papieren aangifteformulier per post verzenden.

Het aangifteformulier bevat een verklaring van de rechthebbende dat het aantal bladzijden, tekens of minuten naar waarheid is aangegeven, dat de aangifte naar waarheid is ingevuld en dat men er zich rekenschap van geeft zich in geval van fraude bloot te stellen aan vervolging wegens valsheid in geschrifte.

Art. 7 - Rechthebbenden die vóór hun aansluiting bij VEWA aangesloten waren bij een andere beheersvennootschap, kunnen enkel aanspraak maken op door VEWA uitgekeerde thuiskopievergoeding vanaf het aansluitingsjaar. Voor de jaren voorafgaand aan de aansluiting bij VEWA ontvangen de rechthebbenden hun thuiskopievergoeding van de beheersvennootschap waarbij ze aangesloten waren.

Art. 8 - De thuiskopievergoedingen die aan de rechthebbenden worden uitgekeerd, zijn gelijk aan de van Auvibel ontvangen thuiskopievergoedingen verhoogd met de netto financiële opbrengsten en verminderd met:

1. de bedrijfskosten en belastingen die worden omgeslagen;
2. de voorbehouden te verdelen geïnde rechten met inbegrip van de bedrijfskosten;
3. de te verdelen geïnde rechten die voorwerp van betwistingen zijn;
4. de sommen voor sociale, educatieve of culturele acties in het algemeen belang van educatieve en wetenschappelijke auteurs.

Art. 9 - VEWA keert geen voorschotten uit.

Art. 10 - De netto-thuiskopievergoeding zoals bepaald in art. 8 wordt toegewezen aan de categorieën werken op papier of op soortgelijke drager, werken op elektronische/digitale drager en geluids- en audiovisuele werken in verhouding tot de in elke categorie ingediende werken.

Art. 11 - De thuiskopievergoeding bestaat uit twee delen: een forfaitaire vergoeding en een proportionele vergoeding.

Art. 12 - De forfaitaire vergoeding wordt uitbetaald voor de werken die in de loop van negen jaar voor het aangiftejaar werden gepubliceerd.

De raad van bestuurt stelt jaarlijks het bedrag van de forfaitaire vergoeding vast op basis van de voor het verleden ontvangen vergoedingen.

Art. 13 - De vergoedingen ontvangen voor het jaar waarop de aangifte betrekking heeft, worden toegekend op basis van het aantal gepubliceerde bladzijden, tekens of minuten. Slechts bladzijden die gemiddeld 1500 tekens bevatten, komen in aanmerking voor vergoeding. Een foto of een tekening wordt gelijkgesteld met 1500 tekens. Enkel de bladzijden gepubliceerd of herdrukt in het desbetreffende jaar komen in aanmerking. Slechts één druk of oplage per jaar per gepubliceerd werk komt in aanmerking. Het aantal gedrukte exemplaren per oplage is niet relevant.

Werken op elektronische/digitale drager die niet in bladzijden zijn ingedeeld, worden vergoed per 1500 tekens.

Audio en audiovisuele werken worden vergoed per minuut.

Een werk, gepubliceerd door meerdere auteurs, komt voor elk van die auteurs in aanmerking voor zijn persoonlijke bijdrage. Elke auteur doet aangifte van het aantal bladzijden of minuten dat met zijn persoonlijke bijdrage overeenstemt.

Editors van verzamelwerken hebben recht op een forfaitair pro rata aandeel van 10%. Meerdere editors verdelen deze 10% onder hen bovenop de vergoeding voor hun eventuele eigen bijdrage aan het werk. De vergoeding van de editors ten belope van 10 % wordt in mindering gebracht van de vergoeding van de auteurs.

Verzamelingen van wetteksten, verdragen, parlementaire documenten en andere worden slechts voor 10% in aanmerking genomen. Enkel geannoteerde verzamelingen of verzamelingen waarvan de samenstelling een origineel karakter heeft, komen in aanmerking.

Bij vertaalde werken wordt de huiskopievergoeding gedeeld tussen auteur en vertaler, ieder voor de helft, behoudens andersluidende overeenkomst tussen auteur en vertaler.

De raad van bestuur stelt jaarlijks de vergoeding per bladzijde of per 1500 tekens vast volgens een degressief tarief. Er wordt geen vergoeding betaald boven een door de raad van bestuur te bepalen aantal bladzijden of tekens.

De raad van bestuur stelt jaarlijks de vergoeding per minuut vast. Er wordt geen vergoeding betaald boven een door de raad van bestuur te bepalen aantal minuten.

Art. 14 - De aangifte wordt gecontroleerd door VEWA en door de door haar aangestelde commissaris. De rechthebbenden die een aangifte bij VEWA indienen, verklaren zich bereid te allen tijde een volledige en gedetailleerde bibliografie op eenvoudige aanvraag van VEWA of van de commissaris in te dienen. In geval van fraude stelt de auteur zich bloot aan vervolging wegens valsheid in geschrifte. De Raad van Bestuur kan, na onderzoek ter zake en met in acht name van alle vereisten voor een eerlijk en billijk proces, de onverschuldigde betalingen terugvorderen met inbegrip van de wettelijke interest, een blaam uitspreken of de rechthebbende schorsen of schrappen.

Art. 15 - Vóór de uitbetaling wordt aan de rechthebbenden een fiche overgemaakt waarin vermeld zijn:

• de berekeningsmethode en de vergoeding per bladzijde, per 1500 tekens en per minuut;
• het aantal door de auteur gepubliceerde bladzijden of tekens en opgenomen minuten, die in aanmerking komen;
• de vergoeding voor het aantal bladzijden, tekens en minuten;
• het te ontvangen bedrag.

Aan de rechthebbenden wordt gevraagd of zij met deze berekeningswijze akkoord gaan, waarna betaald wordt op de opgegeven rekening.

Art. 16 - Geschillen worden schriftelijk meegedeeld aan de voorzitter van de raad van bestuur die na een bemiddelingspoging een beslissing neemt. Hij respecteert hierbij de termijnen uit art. XI.273/1, §3 van het Wetboek van economisch recht.

Beroep kan bij de raad van bestuur worden aangetekend binnen 30 dagen te rekenen vanaf de beslissing van de voorzitter. De voorzitter brengt verslag uit. Hij neemt geen deel aan de stemming.

Art. 17 - Dit reglement is van toepassing op de thuiskopievergoedingen die vanaf 1 januari 2022 onder de rechthebbenden worden verdeeld.